TIPOS DE DATOS EN ACCESS

TIPOS DE DATOS EN ACCESS

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son:

TEXTO: Cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.

MEMO: Se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres.

NUMÉRICO: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

FECHA/HORA: Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

MONEDA: Para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

AUTONUMÉRICO: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

SÍ/NO: Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

OBJETO OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios).

HIPERVINCULO: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

COMO CREAR TABLA EN VISTA DE DISEÑO

COMO CREAR TABLA EN VISTA DE DISEÑO

1. Esta opción de las tres que nos presenta el sistema al principio es más compleja, pero nos permite aprender bien la estructura de la tabla. Cierre Access y abra la base recien creada de nuevo. Veremos algo así:

2. Los distintos objetos a la derecha y nuestra tabla hacia el centro. Ahora vamos a hacer otra tabla con los datos de los padres de los estudiantes (de la tabla "Estudiantes" que hemos creado con el asistente) y vamos luego a relacionar ambas tablas por la clave principal. Escojamos ahora la primera opción, "Crear una tabla en vista diseño". Déle clic y sale lo siguiente:

3. Esta es la plantilla para diseñar tablas en Access. Esta lleva: 1) Nombre del campo. Aquí ponemos las diversas parte de la tabla (Nombres, apellidos, dirección, etc.) 2) Tipos de datos. Aquí seleccionamos del botón emergente que aparecerá que tipo de campos vamos a usar, ejemplo: numérico, texto, memo, etc. y 3) Descripción. En esta parte ponemos una breve descripción del campo opcional.

3. Si se dio cuenta en la parte de debajo de la tabla aparecen otras informaciones importantes. La primera de todas es la que nos interesa. Se trata del tamaño del campo. Por defecto access le pone 50 de longitud, pero nosotros debemos manipularlo a nuestra voluntad dependiendo del tipo de campo, por ejemplo, el campo "Dirección", deberíamos ponerle una longitud mayor de 50. Para los campos nombres y apellidos está bien 50, pero para teléfono con 20 o 15 es suficiente. El campo de Edad lo hemos puesto numérico, pues se usará número en ese campo.

Terminado el proceso de poner los campos que necesitamos, grabamos y access nos preguntará si deseamos ponerle una clave principal a la tabla. Dígale que no ya que lo haremos manualmente. Grave la nueva tabla con el nombre de "Padres". Valla a ARCHIVO / GUARDAR. Access preguntará lo de la clave.

4. Responda que NO ya que lo haremos de otra forma más didáctica. Cierre y vuelve a aparecer la estructura de la base con sus dos tablas.

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos usando el Asistente seguiremos estos pasos:

1. (a) Después que aparece el Cuadro de diálogo inicial cuando iniciamos Microsoft Access 97 seleccione la opción Asistente para bases de datos y pulse aceptar.

(b) Si ya hay abierta una base de datos o si en ese momento no le aparece el cuadro de inicio, pulse en el botón Nueva base de datos en el menú archivo.

En la ficha Base de Datos pulse dos veces en el icono correspondiente a la base de datos que desee crear. Como se muestra en la siguiente figura.

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos en el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos.

3. Pulse el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de

Base de datos como punto de partida.

Después que aparece el cuadro de bienvenida del Asistente haga clic en el botón Siguiente, aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los campos dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las correspondientes casillas de selección. Si activa la casilla Si, incluir datos de ejemplo, las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede servirle de guía.

4. En la siguiente pagina puede elegir uno de los estilos predeterminados para la presentación e introducción de datos. Elija el tipo apropiado y pulse en Siguiente.

5. La siguiente pagina es donde se elige un tipo predeterminado para los informes, elija el tipo que estime mas apropiado y pulse Siguiente.



6. Escriba el título de la base de datos en la penúltima pagina del asistente, pulse

Siguiente y después Terminar.

En ese momento el asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la

base de datos con los parámetros especificados.